Seriál etikety pre Forbes - časť 3
Autor: Jakub Abrahám
Používajú sa ešte pri pracovných stretnutiach klasické papierové vizitky? Ako sa obliecť na schôdzku s biznis partnerom? Na čo si dať pozor, ak sme pozvaní na pracovný obed alebo biznis večeru? A aké pravidlá platia pri zoznamovaní sa a podávaní rúk? Aj na tieto otázky odpovedá pre Forbes.sk odborník na etiketu Jakub Abrahám.
V akom predstihu by sme si mali dohodnúť pracovné stretnutie?
Pri súčasnom spôsobe života sme často radi, že vôbec nejaké stretnutie stihneme. Je dobré si na začiatok ujasniť, o akú dôležitú schôdzku ide. Pokiaľ sa na nej budú riešiť kľúčové pracovné záležitosti a zúčastniť sa má väčšia skupina ľudí, mali by sme o nej informovať pozvaných najmenej týždeň vopred.
Čo sa týka individuálnych stretnutí, tie sa zvolávajú aj zo dňa na deň, keďže manažéri musia počas dňa stihnúť niekoľko podobných mítingov.
Ale stále platí, že na závažné stretnutia je potrebný dostatočný čas na prípravu, aj keď ten sa v praxi neustále skracuje.
Pravidlá etikety odporúčajú prísť na návštevu 15 minút po dohodnutom čase, aby sme dali hostiteľom dosť času na prípravu. Ako je to v prípade pracovných stretnutí? Kedy je ideálny čas doraziť?
Ak sme pozývajúci, tak aspoň 10 minút pred termínom. Potrebujeme sa predsa uistiť, že máme všetko pripravené a potrebujeme čas aj na kontrolu vizáže. Pozvaný by mal prísť presne načas alebo s meškaním maximálne 5 minút. Dlhšie zdržanie vždy ohlásime dopredu, aby o tom pozývajúci vedel.
Čo na seba
Aké oblečenie je vhodné na pracovné stretnutie?
Na pracovné stretnutie neexistuje nijaký univerzálny dress code. Riadime sa typom práce, pozíciou a tiež postavením - od toho sa odvíja aj naše oblečenie. Na neformálny pracovný obed môžu prísť muži v obleku svetlej farby, pokojne bez kravaty. Pre dámy to budú napríklad krátke šaty, pastelový kostým alebo blúzka so sakom.
Líši sa v tomto prípade dress code na deň a na večer?
Večerné pracovné stretnutia, ako business dinner, budia menej formálny dojem, zvyknú sa konzumovať rôzne jedlá aj piť alkohol. Atmosféra je uvoľnenejšia. Platí však zásada, že čím neskoršie sa podáva jedlo, pri ktorom sa stretávame, tým je naše stretnutie významnejšie. Staré pravidlo etikety nám hovorí jasne, čím neskoršia hodina, tým tmavší oblek.
Po 19. hodine je preto samozrejmosťou čierny alebo polnočne modrý oblek. Žena si vhodne vyberie šperky, ktoré by mali byť minimalistické, a šaty čo najviac zodpovedajúce spoločnosti. Mimochodom, s tým alkoholom opatrne, príjemný večer sa môže ľahko otočiť proti vám. (úsmev)
Vizitkové pravidlá
V pracovnej sfére sa ešte stále používajú vizitky. Môžu výmenu vizitiek iniciovať hostia, alebo by mali počkať na hostiteľa?
Výmena vizitiek je úzko spojená s predstavovaním sa. Hosť ponúka vizitku ako prvý, hostiteľ ako druhý. Vždy sa však vymieňajú recipročne. V USA aj inde v Európe sa vizitky vymieňajú na konci rozhovoru, aby osoby zistili, či sa im vôbec kontakt oplatí zachovať.
Výhodnejším postupom je opačný spôsob. Od začiatku budete vedieť, s kým máte tú česť, aké sú tituly či funkcia osoby, takže vám to uľahčí aj jej oslovenie.
Vizitkou nám druhá strana dáva kus zo svojej identity. Musíme jej teda venovať pozornosť. Je nevhodné, aby sme si vizitku náprotivku ani nepozreli a strčili ju automaticky do vrecka. Prezrieme si ju a môžeme sa pozastaviť na nejakom detaile - adrese alebo grafickom prevedení. Ak má niekto na vizitke titul a nemá tam uvedenú funkciu, dáva nám tým najavo, že ho máme oslovovať titulom.
Stretnutie v reštaurácii
Je podľa vás vhodnejšie dohodnúť si pracovné stretnutie v kancelárii alebo radšej v kaviarni či reštaurácii, teda na neutrálnej pôde pre obe strany?
Veľmi záleží na podstate stretnutia. Pokiaľ zvolíme neutrálny priestor reštaurácie, ktorý sa teší čoraz väčšej obľube, riskujeme tým stratu súkromia. Druhej strane tým ukážeme, že pre dotyčného síce chceme vytvoriť pohodlné zázemie, ale bez nároku na dôvernosť.
Tú vieme získať iba pri súkromnom stretnutí v kancelárii alebo v konferenčnej miestnosti. Keď k tomu pridáme aj drobné pohostenie, máme vyhraté. Mali by sme poznať, čo bude najlepšie vyhovovať nášmu obchodnému partnerovi, pretože to je prvým dôležitým krokom k úspechu.
Pozrime sa na také stretnutie od začiatku. Ako vchádzať do reštaurácie?
Toto pravidlo je ešte stále pre mnohých pánov neznáme. Do reštaurácie vždy vchádza ako prvý muž. Tradične preto, aby vyhodnotil prípadné nebezpečenstvo (čo sa dnes už v reštauráciách stáva, našťastie, málokedy). Samozrejme, bavíme sa o podniku, ktorý dáma nepozná. Pokiaľ reštauráciu vyberá ona, pokojne toto pravidlo môžeme porušiť.
Džentlmenské spôsoby nie sú out
Mala by dáma pri zvítaní sa vstať, ak prišla prvá?
Žena je spoločensky významnejšia od muža, preto pri zoznamovaní môže zostať sedieť.
"Nosia" sa stále aj džentlmenské spôsoby - pomôcť žene s kabátom či so stoličkou?
V lepších reštauráciách vám z kabáta pomôže obsluha, v opačnom prípade to bude muž, ktorý kabáty uloží na vešiak. Nezabúdajme, že kabáty nepatria na operadlo stoličky a už vôbec by sme ich nemali mať oblečené, pokiaľ konzumujeme.
Stoličku žene odsunieme na znak pohodlia a len jemne pomôžeme s posunutím za stôl. Toto gesto sa nehodí vždy a všade, preto treba zvážiť, pri kom a kde si ho môžete dovoliť.
Výber jedla a platenie
Môžeme pri pozvaní do reštaurácie či kaviarne očakávať, že pozývajúci zaplatí aj za nás?
Ak v predošlej komunikácii padlo slovo pozvanie, tak očakávať to určite môžeme. Naviac, ide o pracovný obed, na ktorom sa bude preberať možná alebo prebiehajúca obchodná spolupráca, čiže pozývajúci s útratou musí automaticky počítať. Preto je dôležité, aby dal dostatočne jasne najavo, že to bude na jeho účet a nevystavil tak druhú stranu trápnej situácii.
Niekedy vznikne trápna situácia, ak si pozvaný objedná drahé jedlo, prípadne si dá len vodu či kávu, no pozývajúci konzumuje kompletný obed. Ako to elegantne vyriešiť?
Existujú reštaurácie, kde je za pozývajúceho považovaný automaticky ten, kto stôl rezervoval. Pozývanému teda ponúknu lístok bez cien. Tento trend je však naozaj zriedkavý, preto ak sme pozvaní na pracovný obed, pri výbere sa riadime nasledovnými kritériami:
- typ reštaurácie - v luxusných to vyriešili za nás tým, že všetky pokrmy sú vyššej cenovej kategórie,
- spoločnosť, s ktorou tam sme - je vhodné, ak poznáme vkus a chute pozývajúceho, aby sme si vedeli predstaviť jeho výber,
- čas - isté jedlá vyžadujú dlhšiu prípravu a, samozrejme, podvedome máme v oku aj to, čo si vyberá opačná strana.
Na istotu pôjdeme, keď si objednáme to isté, prípadne ak požiadame obsluhu o radu. Veľmi dobre urobíme, ak si pred pozvaním dopredu pozrieme menu danej reštaurácie. To posledné, čo by sme mali robiť, je komentovať ceny a porcie. Rovnako tak si na pracovnom obede, na ktorý sme pozvaní, neobjednáme iba minerálku.
Ak si pozývajúci objedná iba nápoj, hoci malo ísť o obed alebo večeru, ide z jeho strany o nešťastné porušenie dohody, ktoré môže pozvaného nepríjemne zaskočiť. Na takéto situácie treba dopredu upozorniť alebo neplánovať obed, ale iba stretnutie pri čaji, káve alebo inom nápoji.
Posedenie bez saka
Aké sú najčastejšie prehrešky proti etikete pri biznis stretnutiach, ktorých by sme sa mali vyvarovať?
Na pracovných raňajkách budeme, pochopiteľne, rozoberať prácu, čo by pri nedeľnom obede nebol práve ten najlepší nápad. Dnes je už akceptovateľné, že v neformálnej atmosfére pánskej spoločnosti si muž môže dať dole sako aj bez toho, aby sa na to prítomných opýtal. Čo by sa v prítomnosti dám určite stať nemalo.
Nechať sa pozvať od ženy, aj keď ide o obchodnú partnerku, je naozaj nemiestne. Muž by mal aj v biznis oblasti zostávať džentlmenom. Samozrejme, pokiaľ žena na pozvaní trvá, netreba sa silou-mocou brániť. Treba naznačiť, že na ďalšom stretnutí sa budeme revanšovať.
Nech už sú tie prešľapy akékoľvek, ako povedal velikán českého filmu Oldřich Nový: "Na drobné prehrešky voči bontónu zásadne neupozorňujeme..." Aj o tom je tá etiketa.
Čo s telefónom?
Moderné pravidlá etikety napríklad zakazujú mať pri stretnutí na stole mobil. Je toto pravidlo reálne aplikovateľné aj dnes, keď sa mnohí ľudia pre prácu od mobilov takmer neodtrhnú?
Dnes viac ako kedykoľvek predtým. Mobilom na stole totiž druhej strane dávame najavo, že sme myšlienkami stále inde a stretnutie pre nás nie je vôbec dôležité, skôr naopak. Bežne vidíme dvojicu pri stole, kde sa každý namiesto venovania sa jeden druhému venuje mobilu.
Treba si však uvedomiť, že mobilný telefón sa stal neodmysliteľnou súčasťou a tiež rutinou takmer každého z nás a mnohí si pár minút bez neho ani nevedia predstaviť. Pred zasadnutím k stolu teda odpíšeme na správy a obtelefonujeme všetky potrebné kontakty, ktoré by nás neskôr mohli vyrušovať, a mobil odložíme do vnútorného vrecka saka, kabáta alebo do tašky. Podľa dôležitosti stretnutia si aj vypneme zvuky.
Mobil na stole by nám neustále odvádzal pozornosť zasvieteným displejom s notifikáciami. Láka nás doň nazerať, či náhodou nie sme žiadaní.
Istým kompromisom sú dnes smart hodinky, ktoré nám ukazujú potrebné upozornenia alebo prichádzajúce hovory bez toho, aby sme museli mať mobil položený na stole. Aj pri nich sa však majme na pozore, aby sme im nevenovali prílišnú pozornosť. Ak potrebujeme mať mobil pri sebe kvôli práci, vytiahneme ho iba za tým účelom a následne ho opäť odložíme.
Vykať alebo tykať?
Ktoré pravidlá etikety ešte kedysi v pracovnej sfére platili, no dnes si ich v praxi celkom nedokážeme predstaviť?
Zoznamovanie je oveľa ľahšie. Kedysi musela dať žena mužovi zo vzdialenosti niekoľkých metrov úklonom hlavy dovolenie, aby ju smel pozdraviť. Takzvané navštívenky by sme dnes už márne hľadali. Slúžili na ohlásenie návštev. Ak neboli domáci doma, návšteva napísala zo zadnej strany kartičky krátky odkaz, kedy sa zastaví znova.
Biznis kontakty neboli také časté ako dnes. Manažérka môže pokojne pozvať na obed svojho obchodného partnera, to je vážne veľký pokrok. Etiketa sa vyvíja so spoločnosťou. No je škoda, že muži prestali nosiť vesty a takmer úplne zabudli na dvojradové saká. Manažér už nemusí byť výhradne dohladka oholený, populárne je udržiavané strnisko.
Vykania sa tiež zbavujeme príliš rýchlo, alebo radšej rovno tykáme, lebo veď tak to je predsa dnes moderné a kamarátske.
Podanie ruky má tiež svoje pravidlá
Problémom možno bude aj to, že mnohí ľudia neovládajú zoznamovaciu etiketu. Kto navrhuje tykanie? Kto komu podáva ruku?
Pravidlá tykania sa vždy riadia jednoduchým pravidlom: žena, starší, nadriadený. To znamená, že na pracovisku navrhuje tykanie nadriadený alebo kolegyňa. Rovnako je to aj s podávaním ruky. Vždy nám ju podá ako prvá spoločensky významnejšia osoba.
Mimochodom, podanie ruky je gesto, ktorým demonštrujeme, že sme prišli v priateľskej a nekonfliktnej nálade. Naviac dlaň je najcitlivejšia časť ruky. Cítime na nej teplo, vlhkosť, intenzitu stisku...
Alternatívne podania rúk, ako ich poznáme dnes, sú skôr humornou náhradou a nikdy nenahradia to tradičné. Myslite aj na osobnú zónu. Pre strednú Európu, Nemecko alebo USA to je takzvaná stredná vzdialenosť - na zápästie. No v takom Grécku alebo južnej Európe sa ruka podáva v tesnej blízkosti - na lakeť.
Zdroj: https://www.forbes.sk/ovladate-biznis-etiketu-pripravte-sa-s-nami-na-pracovne-stretnutie/